Pemimpin akan selalu berganti. Aparatur profesional seharusnya tetap mampu bekerja melayani masyarakat berdasarkan hukum, kompetensi, dan standar organisasi. Dengan demikian, birokrasi mempunyai memori kelembagaan yang tidak ikut hilang setiap kali terjadi pergantian kepemimpinan.
Banyak program pemerintah sebenarnya gagal dilanjutkan bukan karena idenya buruk, tetapi karena dokumentasi lemah, data tidak tersimpan dengan baik, dan pengetahuan hanya berada pada beberapa orang tertentu. Ketika mereka pindah, organisasi seperti memulai kembali dari awal.
Institusi yang kuat tidak bekerja dengan cara seperti itu. Pengetahuan harus menjadi milik organisasi, bukan hanya milik individu. Dokumen harus tersimpan. Prosedur harus terdokumentasi. Data harus dapat digunakan kembali. Evaluasi program harus dicatat. Keputusan penting harus mempunyai alasan yang dapat dilacak.
Transformasi digital pemerintahan sebenarnya juga bergerak ke arah tersebut. Perpres Nomor 82 Tahun 2023 mengenai percepatan transformasi digital dan keterpaduan layanan digital nasional menekankan integrasi serta interoperabilitas dalam penyelenggaraan layanan digital pemerintah. Tujuannya antara lain mendukung pelayanan publik yang berkualitas dan tepercaya serta birokrasi yang berkinerja tinggi. Digitalisasi dalam konteks ini seharusnya bukan sekadar memindahkan formulir kertas menjadi formulir online. Tujuan yang lebih besar adalah membuat pelayanan semakin berbasis sistem, sehingga tidak terlalu tergantung pada individu tertentu.
Institusi yang kuat juga penting untuk menjaga akuntabilitas kekuasaan. Bahkan pemimpin yang dianggap mempunyai niat baik tetap membutuhkan batas kewenangan. Dalam administrasi negara, kekuasaan yang tidak mempunyai prosedur, pengawasan, dan mekanisme koreksi dapat menimbulkan masalah. Hari ini kekuasaan tersebut mungkin digunakan untuk tujuan yang dianggap baik. Tetapi sistem pemerintahan tidak dapat dibangun berdasarkan asumsi bahwa setiap pemimpin pada masa mendatang akan selalu bertindak dengan cara yang sama.
